Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolare del trattamento

Il Titolare è RAPID GROUP S.R.L., P.IVA 04271810246, con sede in Via Monte Pasubio, 222/1, 36010 Zanè (VI), tel. 04451925877, e-mail privacy@rapidpc.it, PEC rapidgroupsrl@pec.it.

2. Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Il Titolare non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendo le condizioni di obbligatorietà previste dall'art. 37 del GDPR: le attività principali del Titolare non consistono in trattamenti che, per loro natura, ambito di applicazione e/o finalità, richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala, né nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati (art. 9) o di dati relativi a condanne penali (art. 10). Per qualunque richiesta in materia di protezione dei dati personali l'interessato può rivolgersi direttamente al Titolare ai recapiti indicati al punto 1.

3. Categorie di dati trattati

Dati anagrafici e di contatto (nome, cognome, ragione sociale, codice fiscale/partita IVA, e-mail, telefono/cellulare, PEC, SDI, indirizzo); dati relativi ai dispositivi affidati (marca, modello, seriale/IMEI, accessori, condizioni all'ingresso) e, se da lei fornite, le credenziali di accesso al dispositivo (conservate in forma cifrata e accessibili ai soli tecnici autorizzati); dati su riparazioni, preventivi, garanzie e assistenza; dati fiscali e di pagamento (importi, metodo, riferimenti di transazione – non conserviamo i dati completi della carta); firme di accettazione/riconsegna e di consenso alla possibile perdita dati; dati forniti per prenotare un appuntamento in negozio (nome, cognome, cellulare, e-mail ed eventuale nota); dati di navigazione tecnici (cfr. cookie policy).

Trattiamo inoltre il giorno e il mese della sua nascita: un dato che non ci è stato fornito da lei, ma che ricaviamo dal codice fiscale già comunicato per l'emissione dei documenti fiscali. Lo utilizziamo per la sola finalità di inviarle gli auguri di compleanno con il relativo buono sconto e lo ricalcoliamo di volta in volta al momento dell'invio: non registriamo la sua data di nascita e non trattiamo mai il suo anno di nascita, quindi non conosciamo né conserviamo la sua età. Poiché però il buono viene emesso proprio il giorno del compleanno, giorno e mese restano desumibili dalla data di emissione del buono e dalla registrazione dell'invio: per quanto tempo, si veda il punto 8.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

5. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati per le finalità di gestione del rapporto, adempimenti fiscali e comunicazioni di servizio è necessario: il rifiuto impedisce l'erogazione del servizio. Il conferimento per marketing e profilazione è facoltativo: il rifiuto non pregiudica in alcun modo l'accesso ai servizi.

Per prenotare un appuntamento in negozio sono necessari nome, cognome, cellulare ed e-mail: senza, la prenotazione non è possibile. La nota è facoltativa.

Per gli auguri di compleanno non le chiediamo alcun dato in più: il giorno e il mese sono ricavati dal codice fiscale che ci ha già comunicato per gli adempimenti fiscali. L'invio avviene solo se ha prestato il consenso al marketing, che è facoltativo: se non lo presta, o se lo revoca, continuerà comunque a ricevere tutte le comunicazioni di servizio e nulla cambia nei servizi che le eroghiamo.

6. Destinatari e responsabili del trattamento

I dati possono essere trattati, per nostro conto e su istruzioni, da fornitori designati Responsabili del trattamento (art. 28), tra cui: infrastruttura e archiviazione dati (Supabase, self-hosted), invio comunicazioni e-mail (provider SMTP/Resend), sincronizzazione del calendario degli interventi (Google Calendar), assistenza remota e monitoraggio (Action1, Zabbix), servizi di pagamento/POS/fatturazione elettronica (provider POS/RT/SDI). L'elenco aggiornato dei responsabili è disponibile su richiesta. I dati fiscali sono comunicati all'Agenzia delle Entrate/Sistema di Interscambio per obbligo di legge.

7. Trasferimenti verso Paesi terzi (extra-SEE)

La maggior parte dei dati è trattata all'interno dell'Unione Europea/Spazio Economico Europeo (SEE). In particolare, l'infrastruttura di database, autenticazione e archiviazione (Supabase) è ospitata su server gestiti direttamente dal Titolare (self-hosted, on-premise) situati in Italia: per tali trattamenti non vi è alcun trasferimento di dati verso Paesi terzi.

Alcuni fornitori designati Responsabili del trattamento hanno invece sede negli Stati Uniti o possono trattare dati al di fuori del SEE. In tali casi il trasferimento avviene sulla base delle garanzie previste dal Capo V del GDPR: la decisione di adeguatezza relativa all'«EU-U.S. Data Privacy Framework» (per i fornitori ivi certificati) e/o le Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione europea (Decisione di esecuzione UE 2021/914), integrate da eventuali misure supplementari, secondo quanto previsto nei rispettivi accordi sul trattamento dei dati (DPA). Nel dettaglio:

• Supabase (database, autenticazione, storage): self-hosted on-premise in Italia — nessun trasferimento extra-SEE.
• Resend (invio e-mail transazionali): USA — Clausole Contrattuali Standard e certificazione EU-U.S. Data Privacy Framework.
• Google Calendar (sincronizzazione del calendario degli interventi): USA (Google) — decisione di adeguatezza EU-U.S. Data Privacy Framework e Clausole Contrattuali Standard.
• Action1 (assistenza remota/RMM): fornitore con sede negli USA e data center europeo (Francoforte, Germania); ove sia utilizzata la region europea i dati restano nel SEE; per eventuali trattamenti negli USA valgono le Clausole Contrattuali Standard/Data Privacy Framework.
• Zabbix (monitoraggio infrastrutturale): software self-hosted on-premise — nessun trasferimento extra-SEE.
• Servizi POS/RT (Epson) e fatturazione elettronica via SDI (intermediario WeSee): trattamento in Italia/UE; i dati fiscali sono trasmessi all'Agenzia delle Entrate/Sistema di Interscambio per obbligo di legge — nessun trasferimento extra-SEE.

Copia delle garanzie adottate può essere richiesta al Titolare ai recapiti indicati al punto 1.

8. Periodo di conservazione

• Documenti fiscali, fatture, corrispettivi e relativi allegati: 10 anni dalla registrazione/ultima annotazione, in forza degli obblighi di conservazione civilistici e fiscali (art. 2220 c.c.); termine confermato dal consulente fiscale;
• Dati di riparazioni, garanzie e contratti: per la durata del rapporto e comunque fino al decorso dei termini di garanzia e di prescrizione applicabili;
• Credenziali del dispositivo: per il solo tempo strettamente necessario all’intervento, poi cancellate;
• Firme di accettazione/riconsegna e di consenso alla possibile perdita dati: 10 anni dalla chiusura della pratica, in coerenza con il termine ordinario di prescrizione dei diritti nascenti dal contratto (art. 2946 c.c.), a fini di prova ed eventuale difesa in giudizio;
• Prova dei consensi marketing/profilazione (registrazione con versione dell’informativa e data): per tutta la durata del relativo trattamento e per il tempo necessario a dimostrarne la validità in caso di contestazione, secondo i termini di prescrizione applicabili (onere della prova, art. 7.1 GDPR);
• Auguri di compleanno: non registriamo la sua data di nascita e non trattiamo mai il suo anno di nascita, quindi non conosciamo né conserviamo la sua età — giorno e mese sono ricavati dal codice fiscale al momento di ciascun invio; poiché però il buono viene emesso proprio il giorno del compleanno, giorno e mese restano desumibili dalla data di emissione del buono e dalla registrazione dell’invio, per i tempi indicati nelle due voci che seguono;
• Comunicazioni promozionali inviate (destinatario, contenuto ed esito della consegna): 24 mesi;
• Buoni sconto promozionali: se non utilizzati, fino a 12 mesi dopo la data di scadenza del buono, poi cancellati — il margine dopo la scadenza ci serve a poter rispondere a contestazioni successive (per esempio se ritiene di aver ricevuto il buono e di non averlo potuto utilizzare); se utilizzati, per il tempo di conservazione del documento fiscale su cui è stato applicato lo sconto;
• Appuntamenti in negozio: nome, cognome, cellulare, e-mail e nota sono cancellati entro 12 mesi dalla data dell’appuntamento (la nota entro 30 giorni); resta un dato anonimo (data, ora, esito) a fini statistici. Se lei è nostro cliente, il collegamento dell’appuntamento alla sua scheda segue i termini dell’anagrafica;
• Dati pseudonimizzati usati per limitare gli abusi sulle pagine pubbliche: 30 giorni;
• Comunicazioni operative e log di sicurezza: di norma 24 mesi, salvo contenzioso.

Alla scadenza i dati sono cancellati o anonimizzati, salvo obblighi legali residui (per i quali il trattamento è limitato anziché cancellato).

9. Diritti dell'interessato

Lei può esercitare i diritti di accesso (art. 15), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17), limitazione (art. 18), portabilità (art. 20) e opposizione (art. 21), nonché revocare in qualsiasi momento i consensi prestati (art. 7.3), senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. Le richieste si inoltrano a privacy@rapidpc.it (i consensi marketing/profilazione sono gestibili anche dalla sua Area Cliente). Ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (art. 77, www.garanteprivacy.it). Per le comunicazioni promozionali può opporsi anche con un solo clic, tramite il link «Non voglio più ricevere queste email» presente in fondo a ciascun messaggio: l'opposizione ha effetto immediato e non richiede l'accesso all'area riservata.

10. Processo decisionale automatizzato

Non è effettuato alcun processo decisionale automatizzato che produca effetti giuridici sull'interessato ai sensi dell'art. 22 GDPR.